Whistleblowing přichází – na co si musíte dát pozor?

Co zákon o whistleblowingu přináší?

Váš zaměstnanec může při práci zjistit, že například špatným řešením reklamací nebo chybným vystavováním faktur porušujete zákonné povinnosti. Kdyby vás na takové porušení zavčas upozornil, mohl by vás třeba zachránit před pokutou od dozorového orgánu. Jenže zaměstnanec může mít obavu, že kvůli upozornění na tyto chyby by mohl být například přeřazen na hůře placenou pozici, přijít o bonusy nebo být propuštěn. A právě takovým „pomstám“ má zákon o whistleblowingu zabránit.

Zákon upravuje, jakým způsobem může oznamovatel podávat oznámení o případném protiprávním jednání společnosti, orgánu veřejné moci nebo veřejného zadavatele. Tímto protiprávním jednáním je podle zákona trestný čin nebo porušení předpisů v konkrétních oblastech (např. oblast daní, zadávání veřejných zakázek, ochrany spotřebitele, osobních údajů, bezpečnosti potravin nebo ochrany životního prostředí).  Oznamovatelem může být váš zaměstnanec nebo i osoba, která pro vás vykonává jinou obdobnou činnost – například OSVČ, člen orgánu vaší organizace nebo stážista. Oznamovatelem může být dokonce i neúspěšný uchazeč o práci.

Oznámení buď může učinit prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému, který si musíte při splnění určitých podmínek povinně zřídit, nebo prostřednictvím externího oznamovacího systému Ministerstva vnitra. Oznámení může být učiněno písemně, ústně nebo dokonce osobně a v určitých případech může oznamovatel dokonce prozradit informace, které podléhají mlčenlivosti nebo bankovnímu tajemství.

Tento oznamovatel je poté ze zákona chráněn proti odvetným opatřením, které byste vůči němu mohli činit. Takto chráněn není jen samotný oznamovatel, ale například i osoby blízké oznamovateli, zaměstnanci a kolegové oznamovatele nebo osoby, které oznamovateli pomáhaly při zjišťování informací uvedených v oznámení. Všechny tyto osoby nemůžete z důvodu oznámení protiprávní činnosti propustit, přeložit nebo kárně potrestat, nemůžete jim snížit mzdu, změnit pracovní nebo služební dobu, znemožnit jim odborný rozvoj nebo učinit jiné odvetné opatření.

Oznámení může být podáno i anonymně. Takové osobě bude zákonná ochrana poskytnuta až od chvíle, kdy se její totožnost dozvíte.

Co je vnitřní oznamovací systém a kdy máte povinnost ho zřídit?

Vnitřní oznamovací systém je systém v rámci organizace, který musí oznamovatelům umožnit podávat oznámení tak, aby byla chráněna jejich totožnost. Vnitřní oznamovací systém si musíte zřídit, pokud jste tzv. povinným subjektem, tedy pokud jste:

• zadavatelem veřejných zakázek,
• orgánem veřejné moci uvedeným v zákoně,
• zaměstnavatelem s více než 50 zaměstnanci nebo zaměstnavatelem, který naplňuje jiné podmínky zákona (zejména společnosti poskytující pojišťovací nebo finanční služby a osoby povinné podle zákona o opatřeních proti praní špinavých peněz).

Pokud pod tyto povinné subjekty spadáte, budete muset určit tzv. příslušnou osobu, která bude oznámení posuzovat a vyřizovat. Tou může být někdo interní (např. zaměstnanec), i externista. V každém případě příslušnou osobu musíte poučit o tom, jaká má ze zákona práva a povinnosti. Příslušná osoba je vázána mlčenlivostí, nesmí vám vyzradit totožnost oznamovatele a za řádný výkon takové činnosti nesmí být postihována. Musíte také zajistit, že oznámení budou přístupná pouze této příslušné osobě.

Jaké další povinnosti musíte splnit, pokud jste povinným subjektem?

Kromě samotného zavedení vnitřního oznamovacího systému musíte jako povinný subjekt způsobem umožňující dálkový přístup (typicky přes web) informovat:

• o způsobech oznamování prostřednictvím vnitřního nebo externího oznamovacího systému,
• o tom, kdo je příslušnou osobou a sdělit její telefon a adresu pro doručování, a
• jestli ve svém oznamovacím systému vylučujete přijímání oznámení od osob, které pro vás nevykonávají práci nebo jinou obdobnou činnost (například vyloučíte dodavatele nebo OSVČ).

Jste také odpovědni za to, že oznamovatel bude informován o přijetí oznámení, a že budou přijata vhodná opatření k nápravě.

To s sebou nese nutnost:

• připravit příslušnou dokumentaci (s instrukcemi, jak oznámení podávat a jak je řešit),
• zavést vhodný systém pro řešení oznámení (ať už speciální software nebo dle možností alespoň speciální kontaktní e-mail k zasílání oznámení).

Kdy je potřeba začít s plněním těchto nových povinností?

Pokud máte 50 až 249 zaměstnanců, musíte zavést vnitřní oznamovací systém a plnit další pravidla až od 15. 12. 2023.

Pokud máte alespoň 250 zaměstnanců nebo jste veřejným zadavatelem, den D pro vás nastane už 1. 8. 2023.

Jaké hrozí sankce za porušení zákona o ochraně oznamovatelů?

Pokud jako povinný subjekt nesplníte povinnost zveřejnit výše uvedené informace způsobem umožňujícím dálkový přístup nebo nesplníte opatření k nápravě, hrozí vám pokuta do výše až 400.000 Kč. Za porušení ostatních povinností vám může být uložena pokuta až 1.000.000 Kč.

Pokutu může platit i oznamovatel. A to až do výše 50.000 Kč za podání vědomě nepravdivého oznámení.

Závěr

Pokud jste povinným subjektem, budete se muset s novými povinnostmi vypořádat. Ale nemusíte na to být sami. S přípravou dokumentace i nastavením systému pro řešení oznámení vám rádi pomůžeme.