Kamery na pracovišti, kontroly e-mailů a historie prohlížení, GPS ve služebních vozidlech. To vše jsou spolehlivé způsoby, jak zaměstnavatelé můžou sledovat, zda zaměstnanci opravdu pracují. Co na to ale říkají zákony?
Když si zaměstnance natočíte na kameru, zasáhnete do jeho soukromí. Proto by zaměstnavatelé měli před instalací kamer myslet prvně na to, do jaké míry sledování zaměstnanců dovoluje zákoník práce.
Dlouhodobě či opakovaně (systematicky) sledovat zaměstnance při práci nebo ve společných prostorech (např. na chodbách, jídelnách a jiných místech k odpočinku) je možné pouze ve výjimečných případech. Zákoník práce říká, že musí být dán „závažný důvod spočívající ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele“. Co to je? Dle našich soudů třeba činnost s vysoce nebezpečnými chemikáliemi či s vysokými finančními částkami. Pokud tedy neprovozujete jadernou elektrárnu, továrnu s chemikáliemi nebo např. banku, důvod pro systematické sledování zaměstnanců mít pravděpodobně nebudete.
Pokud závažný důvod pro sledování zaměstnanců najdete, je ještě potřeba, aby váš zájem na dosažení cíle (např. zajištění bezpečnosti provozu, ochraně vašeho majetku) převážil zájem zaměstnance na ochraně jeho soukromí. To bude možné pouze v případě, že kamerovým systémem spolehlivě dosáhnete svého cíle a zároveň ho nemůžete dosáhnout jinými, pro zaměstnance mírnějšími prostředky. Např. docházku zaměstnance můžete namísto kamer kontrolovat čipovými kartami, na práci zaměstnanců můžou dohlížet místo kamer vedoucí zaměstnanci.
Raději se vyhněte instalování kamer do odpočinkových prostor, jako jsou sociální zařízení, jídelny nebo relax zóny. I když byste chtěli vědět, kdo vám krade skleničky nebo polil sedačku, zásah do soukromí zaměstnance bude zpravidla příliš závažný na to, aby zájem na ochraně vašeho majetku obstál.
Pozor také na atrapy kamer. I falešné kamery můžou dle vyjádření Úřadu pro ochranu osobních údajů vytvářet na zaměstnance nepřiměřený tlak ze strany zaměstnavatele. Čímž zaměstnavatel může porušit svou povinnost vytvářet zaměstnancům příznivé pracovní podmínky a zajišťovat bezpečnost a ochranu jejich zdraví při práci.
Pokud k systematickému sledování zaměstnanců máte zákonný důvod a sledování je přiměřené, je zaměstnance potřeba o sledování předem informovat (např. ve vnitřním předpise, který je zaměstnanci jednoduše dostupný). Zaměstnanci by měli vědět, k čemu kamery slouží, kde jsou umístěny, po jakou dobu záznamy uchováváte i jak se zaměstnanci můžou bránit. Splnění všech těchto povinností se vám může hodit v případě vymáhání náhrady škody, kterou zaměstnanec způsobil porušením svých povinností zachyceným na kameře.
Pokud kamerový záznam pořídíte, můžete ho uchovávat zpravidla maximálně 72 hodin od pořízení. Pokud jej potřebujete uchovávat déle, je potřeba si vždy uchování odůvodnit (např. řešením bezpečnostního incidentu s policí či u soudu). A to písemně v balančním testu oprávněného zájmu dle GDPR. Ukládání kamerových záznamů je totiž zpracováním osobních údajů založeném na oprávněném zájmu zaměstnavatele (většinou na ochraně svého majetku či dalších zaměstnanců). A jako každé zpracování osobních údajů založené na oprávněném zájmu musí být podloženo balančním testem, který posuzuje, zda oprávněný zájem zaměstnavatele převáží právo na ochranu soukromí zaměstnance. Do balančního testu bude potřeba napsat, že pokud objevíte během 72 hodin od pořízení na záznamu podezřelou aktivitu (např. krádež), potřebujete si uchovávat záznam až do doby, kdy bude incident zcela vyřešen. A to proto, abyste mohli uplatnit a hájit svá práva např. před soudem.
Kamery u vchodu do kanceláří nebo v prodejnách už nikoho moc nepřekvapí. Jejich účelem zpravidla není kontrolovat zaměstnance při práci. I tak, ale použití kamer na takovýchto veřejně přístupných místech má svá pravidla.
U vchodu do budovy nebo areálu pracoviště zaměstnance jsou kamery umístěny zpravidla za účelem ochrany majetku zaměstnavatele i samotných zaměstnanců. Aby zaměstnavatel mohl kamery u vchodu umístit, musí jeho zájmy na ochraně majetku i zaměstnanců převážit nad právem zaměstnanců na soukromí. Přiměřenost umístění kamer se musí posoudit podle konkrétních okolností. Zpravidla bude kamerový systém přiměřený, pokud se v prostorech nachází např. velmi hodnotné zboží, materiály nebo citlivé dokumenty, prostory se nachází v podezřelé oblasti nebo se již v minulosti někomu podařilo do areálu vloupat.
Stejné pravidlo přiměřenosti se použije i pro posouzení toho, zda může být kamerový systém umístěn v prodejně, kde zaměstnanci pracují. Aby bylo šetřeno soukromí zaměstnanců, měla by být kamera umístěna tak, aby zaměstnavatel naplnil svůj stanovený účel ochrany svého majetku. Tedy měla by mířit na vstup do prodejny, na zboží, případně na přední stranu pokladny, kde se pohybují zákazníci. Naopak kamery nesmí mířit na prostor za pokladnou, kde se pohybují zaměstnanci, a kde by mohlo docházet k systematickému sledování zaměstnanců při práci.
Zaměstnanec sice dle zákoníku práce může kontrolovat, jak zaměstnanci používají počítač, mobilní telefon či jiné prostředky poskytnuté zaměstnavatelem k práci. Kontrola ale musí být provedena přiměřeným způsobem. Systematické pročítání e-mailů či historie prohlížení webových stránek je možné pouze výjimečně, dle stejných pravidel jako sledování zaměstnanců kamerami (např. při mezinárodních bankovních převodech).
V ostatních případech je možné kontrolovat počet odeslaných a došlých e-mailů a hlavičku emailů s odesílateli a příjemci. Kontrola bude oprávněná zejména, pokud máte podezření, že zaměstnanec e-maily zneužívá nebo mu např. chodí e-maily s nebezpečným obsahem.
Jako zaměstnavatel můžete mimořádně otevřít a přečíst obsah pracovního e-mailu zaměstnance, pokud je to v zájmu ochrany vašich práv (např. zaměstnanec je dlouhodobě nemocný, vyřídil by email pozdě a zaměstnavatele by to mohlo poškodit).
Pokud nechcete, aby zaměstnanci chodili na některé stránky, raději je zablokujte. Historii prohlížení je totiž možné kontrolovat pouze výjimečně a zase pro ochranu zájmů zaměstnavatele – např. zaměstnanec si zaviroval počítač nebo byl přistižen, jak namísto práce kouká na seriál. Pročítání obsahu sledovaných stránek zpravidla přiměřené nebude. Proto to raději ani nezkoušejte.
I o zákonem povolené kontrole e-mailů a historie prohlížení webů musíte zaměstnance předem informovat. Ideálně ve vnitřním předpise, který budou mít zaměstnanci kdykoliv přístupný.
Při služebních jízdách zaměstnavatel může polohu vozidel sledovat v zájmu ochrany svého majetku. Záznamy o poloze by ale neměly sloužit ke kontrole toho, kde se zaměstnanec zrovna pohybuje. Naopak je lze použít k nalezení ztraceného vozidla nebo pro účely evidence jízd a výpočtu nákladů na jízdu.
Pokud zaměstnanec může vozidlo používat k soukromým účelům, měl by mít možnost sledování polohy při přepnutí na soukromý režim vypnout.
Opět je potřeba zaměstnance o využití GPS informovat, např. při uzavření smlouvy o užívání služebního vozidla.
Při monitoringu zaměstnanců dochází také ke zpracování osobních údajů. Aby bylo zpracování souladné s GDPR a tedy oprávněné, nemůžete při něm porušovat zákoník práce. V praxi to znamená, že pokud sledujete zaměstnance v rozporu se zákoníkem práce, pravděpodobně porušujete i GDPR. Proto v případě přešlapu hrozí riziko kontroly a možných pokut jak ze strany Státního úřadu inspekce práce, tak od Úřadu pro ochranu osobních údajů. Stačí k tomu klidně pár naštvaných zaměstnanců, kteří si úřadům postěžují.
KROUPALIDÉ advokátní kancelář s.r.o.
IČO: 29310571, DIČ: CZ29310571
Společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně pod sp. zn.
C 73338
Subjektem mimosoudního řešení sporu
se spotřebiteli je Česká advokátní komora
