Když se řekne „veřejná zakázka“, mnozí si představí složitý proces, při kterém zadavatel, nejčastěji orgán veřejné správy, vybírá svého smluvního partnera. Tento partner pak něco postaví, vyrobí, poskytne nějaké služby nebo něco dodá. Věděli jste však, že ve veřejné zakázce nemusí vyhrát jen jeden?
K zadávání veřejných zakázek obecně
Zadávání veřejné zakázky je proces, ve kterém si zadavatel vybírá smluvního partnera podle zákonných pravidel, obvykle podle zákona o zadávání veřejných zakázek. Tento zákon zadavateli nabízí několik variant postupu, tzv. zadávacích řízení, podle jejichž pravidel bude dodavatel vybrán.
V České republice zadavatelé nejčastěji volí pro podlimitní zakázky tzv. zjednodušené podlimitní řízení. Podlimitní zakázky mají předpokládanou hodnotu u zakázek na dodávky a služby od 2 000 000 Kč a 3 494 000 Kč, u zakázek na stavební práce od 6 000 000 Kč do 135 348 000 Kč. U nadlimitních zakázek, jejichž předpokládaná hodnota je nad 3 494 000 Kč pro dodávky a služby a nad 135 348 000 Kč pro stavební práce, zadavatelé nejčastěji volí tzv. otevřené řízení.
Když se řekne zadávací řízení, mnozí si představí právě tato dvě nejčastější. Na jejich konci je uzavření smlouvy s jediným dodavatelem, který poskytne požadované plnění. Pokud je potřeba další plnění, zadavatelé vypíší novou veřejnou zakázku a vybírají dodavatele znovu.
Zákon o zadávání veřejných zakázek však upravuje mnoho dalších postupů. Některé z nich nevyžadují výběr pouze jednoho dodavatele. Zadavatel může nastavit proces tak, že vyhraje několik dodavatelů, kteří následně poskytují požadované plnění.
Jak může zadavatel postupovat
Zákon o zadávání veřejných zakázek nabízí dva postupy, kterými se může zadavatel vydat, aby vybral více dodavatelů. Jedním z nich je uzavření rámcové dohody. Tím dalším je zavedení dynamického nákupního systému.
Rámcová dohoda
Zadavatel může uzavřít rámcovou dohodu s jedním nebo více dodavateli. Při jejím uzavírání stanoví rámcové podmínky, zejména cenu nebo další podmínky plnění, které budou závazné po celou dobu trvání dohody.
Zákon upravuje dva druhy zadávání rámcové dohody. Prvním z nich je situace, kdy zadavatel uzavírá rámcovou dohodu, na jejímž základě budou následně realizovány menší soutěže (mini tendery). Podmínky těchto soutěží budou alespoň rámcově určeny již při uzavírání samotné rámcové dohody. Druhým případem je situace, kdy zadavatel s dodavatelem nebo dodavateli uzavře rámcovou dohodu, následně již žádné další soutěže realizovány nebudou a přímo v rámcové dohodě bude určeno, jak bude probíhat následující plnění, kterým dodavatelem a případně další podmínky. Plnění proběhne například na základě objednávek, které se mezi dodavateli již nebudou soutěžit. Zadavatel může také oba druhy zkombinovat, například že na některé větší služby proběhne vypsání mini tenderu, některé budou realizovány přímo na základě rámcové dohody.
Rámcovou dohodu je zadavatel oprávněn uzavřít na základě zadávacího řízení pro podlimitní nebo nadlimitní veřejnou zakázku. Zadavatel postupuje jako při výběru jediného dodavatele, například v otevřeném řízení, s drobnými odlišnostmi stanovenými zákonem, jakými jsou například:
-
Rámcová dohoda může být uzavřena pouze na čtyři roky.
-
Zadavatel nesmí v zadávacím řízení požadovat poskytnutí jistoty.
-
Pokud si zadavatel zvolí postup uzavření rámcové dohody s obnovením soutěže (tedy bude na jejím základě realizovat další mini tendery), nesmí vybrat pouze jednoho dodavatele.
-
Pokud je rámcová dohoda uzavřena na více než jeden rok, může zadavatel po roce opět požadovat doklady o kvalifikaci dodavatelů. Pokud je dodavatel nepředloží nebo neprokáže, že je pro plnění kvalifikovaný jako při uzavírání samotné rámcové dohody, může jej zadavatel přestat vyzývat k podání nabídky v rámci plnění (tzn., že účastníka nezve do mini tendrů nebo mu neposílá objednávky plnění).
Příklad: Zadavatel ví, že bude potřebovat dodávat jistý okruh zboží opakovaně. Namísto soutěžení každé dodávky zvlášť, udělá zadávací řízení na uzavření rámcové dohody, na jejímž základě budou realizovány jednotlivé dodávky zboží. Zadavatel může potom nastavit rámcovou dohodu dvěma způsoby. Buď hned nastaví veškeré podmínky pro opakované objednávky a jejich rozdělení mezi dodavatele, se kterými byla rámcová dohoda uzavřena, anebo na každé požadované plnění vypíše mini tender a osloví pouze dodavatele s uzavřenou rámcovou dohodou.
Dynamický nákupní systém
Dalším postupem, kde zákon počítá s výběrem více dodavatelů, je dynamický nákupní systém. Tento systém je elektronický a otevřený pro zadávání veřejných zakázek na běžné, obecně dostupné zboží, služby nebo stavební práce.
Při zavádění dynamického nákupního systému musí zadavatel dopředu stanovit druh, předmět a předpokládanou hodnotu zakázek, které mají být na základě dynamického nákupního systému zadány. Tento systém se zavádí na základě užšího řízení, což je druh zadávacího řízení upraveného zákonem.
Zjednodušeně řečeno, dynamický nákupní systém znamená formalizovanou platformu pro jednodušší soutěžení běžného plnění. Do dynamického nákupního systému jsou vybráni dodavatelé, kteří splňují zadávací podmínky zadavatele. Díky tomu je následné soutěžení konkrétního plnění snazší, rychlejší a ekonomičtější.
Zadavatel dodavatelům zařazeným do dynamického nákupního systému následně pouze posílá výzvy k podání nabídky do konkrétní veřejné zakázky. Nemusí tedy podstupovat náročné zadávací řízení spočívající ve volné soutěži neomezeného počtu dodavatelů. Zadavatel zkrátka oslovuje pouze takové dodavatele, o kterých ví, že jsou schopni zakázku plnit. Celý proces zadání veřejné zakázky na konkrétní plnění se tím podstatně urychlí. K tomu přispívá i elektronická platforma (tzv. elektronický nástroj), přes kterou zadavatel a dodavatelé komunikují. Zjednodušeně řečeno – v podlimitních a nadlimitních zakázkách zadavatel komunikuje s dodavateli prostřednictvím elektronického nástroje (viz například elektronický nástroj E-ZAK), na nichž formálně probíhá celé zadávací řízení tak, aby bylo transparentní. Stejně tak bude probíhat veškerá komunikace v rámci dynamického nákupního systému. Zadavatelé i dodavatelé tedy nemusí řešit, na jakou e-mailovou adresu mají být posílány výzvy k podání nabídek, samotné nabídky nebo cokoli jiného. Všechno, co se týká zadávání zakázek na základě dynamického nákupního systému naleznou na jedné platformě.
Příklad: Zadavatel zavede plně elektronický dynamický nákupní systém zaměřený na právní služby. Při zavádění určí, jaké právní služby bude poptávat, jak dlouhou dobu a jaká je předpokládaná hodnota těchto služeb. Stanoví také požadavky na kvalifikaci dodavatelů a způsob hodnocení při výběru dodavatele konkrétního plnění. Do dynamického nákupního sytému se přihlásí advokátní kanceláře či jiné právní společnosti. Zadavatel posoudí, zda splňují určené podmínky a pokud, ano, zařadí je do systému. Poté tyto dodavatele oslovuje, aby podali nabídku na konkrétní právní služby, které následně hodnotí a posuzuje podle předem stanovených kritérií.
Klady a zápory výše uvedených postupů
Na první pohled se může zdát, že je tento postup nevýhodný. Zadavatel má více práce již se samotným zadávacím řízením, protože nevybírá jen jednoho dodavatele. Proces výběru je složitější minimálně v tom, že musí posuzovat dvě a více nabídek nebo hned dvě nabídky jednoho dodavatele – jednu při uzavírání rámcové dohody či při zavedení dynamického nákupního systému, druhou při realizaci následného mini tenderu. Komplikace mohou nastat i u následného plnění, kdy zadavatel komunikuje s více dodavateli, což může být složitější.
U některých zakázek je proto vhodné postupovat tradičně a vybrat jediného dodavatele, protože poptávané plnění neumožňuje pluralitu dodavatelů.
Existují však zakázky, kdy je vhodné, aby se dodavatelé podělili. To platí pro rozsáhlé plnění, které je třeba uspokojovat pravidelně jako například již zmíněné právní služby. Zadavatel se tak vyhne zdlouhavému procesu opakovaných zadávacích řízení. Na trhu nemusí být jediný subjekt, který by plnění zvládl sám. Konkurence při uzavírání rámcové dohody i při následných plněních může být prospěšná pro poskytované plnění, zadavatele i celý trh.
Závěr
Jakkoli se výše uvedené postupy jeví složitě, jedná se o nástroje, které mohou celý proces poptávání plnění zadavateli velmi usnadnit. Mohou ušetřit čas, finance i nervy se soutěžením a zajistit kvalitnější plnění.
Pokud vás toto téma zajímá, jste zadavatelem a rozhodujete se, zda použít rámcovou dohodu nebo dynamický nákupní systém, nebo jste dodavatelem a chcete se zapojit, neváhejte nás kontaktovat na e-mailu kancelar@kroupalide.cz.
Autorka: Mgr. Kateřina Tvrdoňová