Jak používat kamery na pracovišti

Kamery sledující zaměstnance při práci si může dovolit málokdo

Zákoník práce stanoví, že zaměstnavatel může zaměstnance sledovat na pracovišti a ve společných prostorách pouze, pokud má k tomu závažný důvod spočívající ve zvláštní povaze jeho činnosti. Jde například o činnost s vysoce nebezpečnými chemikáliemi či vysokými finančními obnosy. Pokud tedy neprovozujete banku, elektrárnu nebo nepracujete s nebezpečnými látkami, s velkou pravděpodobností si sledování zaměstnanců nemůžete dovolit.  

Pokud závažný důvod pro sledování zaměstnanců najdete, neznamená to automaticky, že můžete kamery v práci nainstalovat. Musíte totiž uspět v tzv. balančním testu. Tento test vyžaduje vaše konkrétní zdůvodnění toho, že váš zájem za dosažení stanoveného cíle (např. zajištění bezpečnosti provozu nebo ochraně majetku) převážil nad zájmem zaměstnance na ochraně jeho soukromí. To bude možné pouze v případě, že kamerovým systémem spolehlivě dosáhnete svého cíle a zároveň ho nemůžete dosáhnout jinými, pro zaměstnance mírnějšími prostředky. Pokud tedy např. na práci zaměstnanců můžou dohlížet místo kamer vedoucí zaměstnanci nebo prostory můžete adekvátně zabezpečit alarmem, kamery si neobhájíte.

Za žádných okolností nemůžete kamerami snímat prostory, ve kterých zaměstnanec odpočívá, převléká se nebo vykonává osobní hygienu. Ani kdyby vám z kuchyňky mizelo nádobí nebo někdo na toaletách trávil podezřele mnoho času.

Pozor také na atrapy kamer. I falešné kamery můžou dle vyjádření Úřadu pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ) vytvářet na zaměstnance nepřiměřený tlak ze strany zaměstnavatele. Od ÚOOÚ sice pokutu nedostanete, jelikož nejde o zpracování osobních údajů, může si na vás ale posvítit inspektorát práce. Použitím falešných kamer totiž můžete porušit svou povinnost vytvářet zaměstnancům příznivé pracovní podmínky a zajišťovat bezpečnost a ochranu jejich zdraví při práci.

Kamery na veřejně přístupných místech můžou být odůvodněné

Chcete chránit své prostory a zaměstnance před lidmi zvenčí? Pak pokud si určíte, k čemu konkrétně kamery potřebujete a nepůjde zrovna o sledování zaměstnanců, můžete si jejich použití obhájit. Nejprve ale musíte uspět ve zmíněném balančním testu, pomocí kterého zjistíte, zda váš zájem např. na ochraně majetku převáží nad zájmem zaměstnanců a dalších snímaných osob na ochraně soukromí.

Zpravidla budete moci používat kamery u vchodu do prostor, kde se nachází hodnotný majetek nebo data. Zvlášť v případě, že se prostory nachází v rizikové lokalitě nebo se k vám už někdo vloupal. Záznamy byste ale neměli používat ke sledování docházky zaměstnanců, kteří vchodem vstupují na pracoviště.

Měly by vám projít i kamery na prodejně. Tady ale pozor na to, jak kamera snímá zaměstnance na pokladně. I zde platí, že zaměstnance nesmíte sledovat. A proto pokud chcete pokladnu chránit, pokuste se kameru namířit tak, aby snímala co nejmenší část zaměstnance, ideálně třeba jen jeho ruce.

Jaké povinnosti je třeba při použití kamer splnit?

I když najdete pro použití kamer na pracovišti zákonný důvod, vaše povinnosti tím nekončí.

Myslete na to, že o použití kamer je potřeba zaměstnance předem informovat. Zaměstnanci by měli vědět, kolik kamer využíváte, k čemu slouží, kde jsou umístěny, po jakou dobu záznamy uchováváte i jak se zaměstnanci proti jejich použití můžou bránit. Informace lze zaměstnanci předat v podstatě jakkoliv. Zaměstnanec by ale měl být schopen textu jednoduše porozumět a zároveň vy byste měli být schopni prokázat, že se k zaměstnanci informace dostaly. Můžete třeba informační dokument uložit ve vašem interním úložišti a dát o tom zaměstnanci vědět pracovním e-mailem. Informační dokument by měl být stále aktuální. Pokud v budoucnu začnete používat nové kamery nebo vám budou sloužit k novým účelům, měli byste informační dokument upravit a zaměstnance o aktualizaci informovat.  

Zároveň máte povinnost zajistit, že se kamerové záznamy budou co nejrychleji po pořízení mazat. Záznamy byste si měli nechat pouze po dobu, po kterou je potřebujete k dosažení stanoveného účelu – typicky k ověření, zda záznam nezachycuje nějakou nekalou činnost. ÚOOÚ zastává názor, že by záznamy měly být po max. po 72 hodinách vymazány, pokud si je důvodně nepotřebujete ponechat delší dobu. Například proto, že jste na záznamu zachytili zloděje a potřebujete záznam jako důkaz v trestním řízení. Nebo proto, že všichni zaměstnanci, kteří záznamy mohou kontrolovat, onemocněli, a čekáte, až se vrátí z pracovní neschopnosti.

Záznamy byste měli také dostatečně zabezpečit před jejich zneužitím. K záznamům by zejména měla mít přístup jen oprávněná osoba (například dodavatel, kterého provozem kamerového systému pověříte, a vámi vybraný zaměstnanec) a měli byste je ukládat do zabezpečených systémů.

K tomu musíte plnit i další povinnosti, které se obecně vztahují na zpracování osobních údajů. Zejména posoudit si, zda nepotřebujete před zavedením kamerového systému provést posouzení vlivu na ochranu osobních údajů, vést záznamy o činnostech zpracování, uzavřít s technickým provozovatelem kamerového systému zpracovatelskou smlouvu a vypracovat interní pravidla pro zacházení s osobními údaji a jejich zabezpečení.

Závěrem

Zda zrovna vy můžete na vašem pracovišti instalovat kamerový systém, bude vždy záležet na konkrétních okolnostech. Doporučujeme si proto důkladně promyslet, proč a k čemu kamerové systémy potřebujete. Pokud chcete pravidly použití kamerového systému na pracovišti provést, ozvěte se Kristýně Gembalové, naší odbornici na ochranu soukromí a autorce tohoto článku.